En esta sección, aprenderás a crear y gestionar tus propias plantillas de documentos para usarlas siempre que las necesites, optimizando tiempos y asegurando la uniformidad de tus envíos.
Pasos para crear una plantilla de documento
1. Acceder al apartado de plantillas
Primero, ve al menú principal y accede al apartado Plantillas. Es aquí donde gestionarás todas tus plantillas de documentos.
2. Agregar una nueva plantilla
Dentro del apartado de plantillas, busca y haz clic en Agregar nueva plantilla. Esto iniciará el proceso para que puedas configurar tu nueva plantilla.
3. Seleccionar el documento base
Ahora, selecciona o arrastra el documento que quieres usar como base para tu plantilla. Este archivo será el punto de partida para definir los campos y configuraciones que se repetirán en futuros envíos.
Si quieres que esta plantilla esté disponible para todos los miembros de tu equipo, marca la casilla para hacerla global. Si no la marcas, solo tú podrás usarla.
Una vez que hayas seleccionado el documento y decidido si será global, haz clic en Continuar para que el sistema cargue el documento y puedas empezar a añadir los campos.
4. Añadir los campos necesarios
Cuando el documento esté cargado, es el momento de añadir los campos que necesites en tu plantilla:
- Firma: Arrastra el campo de firma a la posición deseada en el documento y ajusta su tamaño según sea necesario.
- Teléfono: Similar al campo de firma, arrastra el campo de teléfono y colócalo donde corresponda.
- Checkbox: Si necesitas opciones de selección múltiple o validaciones simples, arrastra un campo de checkbox a tu documento.
5. Guardar la plantilla
Una vez que hayas añadido y configurado todos los campos que necesitas, haz clic en Guardar plantilla. Esto finalizará la creación de tu plantilla y la guardará para su uso futuro.
Para confirmar que tu plantilla se ha guardado correctamente y está lista para usar, vuelve al apartado Mis plantillas. Allí la encontrarás listada y disponible.
¿Qué implica esta opción?
Podrás reutilizar documentos que usas con frecuencia sin tener que configurarlos desde cero cada vez. Esto mejora la eficiencia y reduce errores manuales al estandarizar el contenido y los campos requeridos.
Así, optimizas tu flujo de trabajo, garantizas coherencia en tus documentos y ahorras tiempo en cada nuevo envío.
Recursos adicionales
Para ver un ejemplo práctico de cómo crear y configurar plantillas en Tecalis Sign, te recomendamos visualizar el siguiente vídeo tutorial: