En esta sección, aprenderás cómo añadir destinatarios que recibirán una copia del documento firmado, ya sea para archivarlo o para compartirlo con otros responsables del proceso.
Pasos para enviar copias firmadas a otros destinatarios
1. Preparar el documento para el envío
Antes de empezar, asegúrate de tener listo el documento que necesitas enviar para su firma. Selecciona el archivo en tu plataforma para que esté preparado para los siguientes pasos. Es importante que el documento sea el correcto y esté en su versión final antes de continuar.
2. Acceder a la opción de envío de copias firmadas
Una vez que tengas el documento seleccionado, dirígete al menú principal. Busca la opción "Documento" y, dentro de ella, selecciona "Enviar copias firmadas". Este es el camino que te permitirá gestionar y enviar las copias firmadas del documento a tus destinatarios.
3. Añadir los destinatarios
Ahora es el momento de indicar a quién le vas a enviar este documento. Haz clic en el botón "Añadir destinatarios". Este botón te abrirá la ventana donde podrás gestionar todas las personas que necesitan recibir una copia firmada.
4. Registrar un nuevo destinatario
Si el destinatario al que quieres enviar el documento no está aún en tu lista, no te preocupes. Pulsa el icono "+" para agregar una nueva persona a la lista de destinatarios. Este paso es fundamental para poder introducir la información de contacto de las nuevas personas.
5. Completar los datos del destinatario
Para cada nuevo destinatario, es esencial que rellenes los campos obligatorios: su nombre completo y su dirección de correo electrónico. Asegúrate de que la información sea correcta, ya que el documento se enviará a esa dirección. Una vez que hayas introducido los datos, haz clic en "Guardar" para registrar a ese destinatario en tu lista.
6. Finalizar el envío del documento
Con los destinatarios ya añadidos y guardados, solo te queda continuar el proceso de envío del documento como lo haces normalmente. Esto puede incluir añadir mensajes personalizados, establecer fechas límite o cualquier otra configuración que uses habitualmente. Así de fácil es enviar tus copias firmadas.
¿Qué permite esta funcionalidad?
-
Asegura que otras personas interesadas reciban una copia del documento firmado automáticamente.
-
Facilita la trazabilidad documental al permitir enviar copias a archivadores, responsables legales o administrativos.
-
Optimiza los flujos de comunicación en procesos colaborativos.
De esta forma, te aseguras de que todas las partes relevantes tengan acceso al documento firmado, sin necesidad de reenviarlo manualmente.
Recursos adicionales
Para ver un ejemplo práctico de cómo añadir destinatarios para copias firmadas en Tecalis Sign, te recomendamos visualizar el siguiente vídeo tutorial: