En esta sección, aprenderás a configurar y personalizar una firma dentro de un documento, adaptándola a distintos requisitos de seguridad, visibilidad y validación.
Pasos para modificar una firma en un documento
1. Preparar el documento y destinatario
Antes de configurar las opciones de firma, accede al documento que quieres enviar y asegúrate de haber seleccionado al destinatario adecuado. Es fundamental que el documento y la persona que lo firmará sean los correctos.
2. Acceder a la configuración del campo de firma
Una vez en el documento, dirígete al campo de firma. Dentro de ese campo, haz clic en el icono de la ruedecita de configuración (generalmente un engranaje) para ver todas las opciones disponibles.
3. Configurar las opciones principales de firma
Aquí puedes ajustar varias opciones según lo que necesites para la firma:
- Firma en todas las páginas: Si marcas esta opción, el firmante estará obligado a firmar en cada una de las páginas del documento.
- Visible para otros firmantes: Con esto, el campo de firma será visible para el resto de los firmantes, pero no podrán editarlo.
- Método de envío: Elige cómo quieres que el firmante reciba la solicitud de firma. Puedes seleccionar entre email, SMS o, si es una firma presencial, envío a la app.
4. Explorar opciones avanzadas
Además de las opciones principales, hay varias configuraciones avanzadas que puedes aplicar para mayor seguridad o control:
- Requerir documento de identidad antes de acceder al documento: Esta opción solicita al firmante que presente un documento de identidad antes de poder ver el documento.
- Solicitar OTP (One-Time Password) para verificar identidad antes de la firma: Con esto, se enviará una contraseña de un solo uso (OTP) al firmante para verificar su identidad justo antes de que firme.
- Añadir observadores: Puedes incluir usuarios que solo podrán ver el documento sin tener ninguna interacción o capacidad de edición.
- Asignación de campos personalizados para el firmante: Si tienes campos específicos que el firmante debe rellenar, puedes asignarlos aquí.
- Requerir validación de datos antes de firmar: Esta opción obliga al firmante a confirmar que los datos que ha rellenado son correctos antes de proceder con la firma.
5. Guardar los cambios
Una vez que hayas ajustado todas las configuraciones que necesitas, haz clic en Guardar configuración para aplicar todos los cambios al campo de firma.
¿Qué implica esta opción?
Podrás ajustar el nivel de seguridad, visibilidad y control del proceso de firma para adaptarlo a cada situación específica. Esto es especialmente útil en procesos sensibles que requieren validaciones adicionales o testigos pasivos (observadores).
Así, garantizas un proceso de firma más seguro, controlado y adaptado a cada necesidad específica del documento.
Recursos Adicionales
Para ver un ejemplo práctico de cómo configurar y personalizar una firma en Tecalis Sign, te recomendamos visualizar el siguiente vídeo tutorial: