En esta sección, aprenderás a descargar y revisar el informe de auditoría de un documento firmado. Este informe te proporciona una trazabilidad completa del proceso de firma, garantizando seguridad, transparencia y validez legal.
Pasos para descargar y consultar el informe de auditoría
1. Accede a Documentos
Primero, ve al apartado "Documentos enviados" en Tecalis Sign. Aquí encontrarás el historial de todos tus envíos.
2. Identifica el documento firmado
Busca el documento específico cuyo estado sea "firmado". Una vez lo encuentres, haz clic en el menú desplegable de opciones (normalmente son tres puntos o una rueda dentada) y selecciona "Descargar informe de auditoría".
3. Abre el informe de auditoría
Se descargará un archivo. Para asegurarte de visualizar todos los detalles correctamente, te recomendamos abrir el archivo descargado con Adobe Acrobat Reader.
4. Revisa el resumen inicial
Al abrir el informe, verás un resumen inicial con la información más relevante del proceso de firma:
- Quién fue el emisor y quién el destinatario.
- La fecha y hora de envío.
- Un identificador único del documento.
- El estado actual del documento (por ejemplo, firmado).
5. Consulta la auditoría detallada
Para ver la información completa y granular, desplázate hacia abajo en el informe. Allí encontrarás la auditoría detallada de cada paso del proceso:
- Fechas y horas exactas de cada acción, como la entrega, la apertura del email, la apertura del documento, la aceptación de políticas y, por supuesto, la firma.
- El mensaje personalizado y el asunto del correo que se envió.
- La dirección IP y los detalles del dispositivo que se utilizó para cada acción.
- La información de geolocalización en el momento de la firma.
6. Accede a información contextual adicional
Si necesitas aún más detalles, busca el icono de chincheta en el informe. Al hacer clic en él, podrás acceder a información contextual adicional, como el contenido exacto del mensaje enviado, identificadores técnicos y datos específicos del firmante.
Funcionalidades del informe de auditoría
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Seguimiento completo del ciclo de vida del documento, desde su envío hasta la firma.
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Prueba legal de cada acción realizada por el emisor y el receptor.
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Información técnica detallada (IP, dispositivo, ubicación) para reforzar la seguridad y trazabilidad del proceso.
Con esta funcionalidad, Tecalis Sign te permite mantener un control exhaustivo sobre cada documento firmado, ofreciendo garantías jurídicas y operativas ante cualquier requerimiento.
Recursos adicionales
Para ver cómo descargar y revisar un informe de auditoría paso a paso, accede al siguiente vídeo tutorial: